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“四位一体”加强高校合同管理 山东理工大学提升内部治理效能
作者 : 瓦永乾 张凯
来源 : 大众新闻客户端
发布时间 : 2025-10-19
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合同管理工作是高校内部治理的重要组成部分,也是内控工作中的难点之一,外签合同主体混乱、审批过程效率低下、合同文本要素不全、动态管控缺失、风险防控不力等情况普遍存在,存在较大的法律风险。

近年来,山东理工大学全面推进依法治校,不断提升学校内部治理水平,通过健全工作体系、破解共性难题、强化数字赋能、加强风险防控,“四位一体”构建制度完善、权责清晰、流程科学、风险可控的高校合同管理模式,赋能合同管理效能提升,为学校高质量发展提供法治保障。

制度夯基,织密合同管理“体系网”

学校通过完善制度、健全体系、锤炼队伍,建立起了专业规范的合同管理体系。加强制度化建设。先后出台《合同管理办法》《法律事务管理办法》《关于进一步规范对外合作协议管理工作的规定》《合同用印指南》等制度规定,指导合同归口管理部门结合工作实际制定合同管理细则,制度化安排合同的立项起草、审批用印、履行监督、纠纷处理、归档追责等,确保合同审批管理全生命周期有据可依,为学校合同规范管理奠定基础。突出体系化运行。构建统一领导、归口管理、分级负责的合同管理体系,学校主要负责人全面负责学校合同管理工作,分管校领导及有关部门负责人履行归口合同审批管理职责,具体合同承办人负责合同签订、履行等工作。对合同设定的权利义务涉及其他相关部门的,增加前置审查程序,学校法律事务室和计划财务处负责合同的综合管理,形成了横向到边、纵向到底、纵横贯通、责任明晰的合同审批管理运行机制。坚持专业化推进。在相关部门单位设置归口合同管理员和法治工作联络员,负责归口合同初审、部门合同预审、督促合同履行等合同管理实操工作。建立合同管理工作人员交流群,及时答疑解惑、交流探讨。定期组织合同管理工作人员参加专题培训,提升合同管理队伍专业化水平。

“自学校建立完善合同管理体系以来,学校合同管理的制度化规范化水平不断提升,前置审核制度有效分散了归口部门的审核压力,分类管理制度将合同管理和业务管理有机融合,分级管理制度兼顾了重点合同风险防控及一般合同审核便利……合同工作效能显著提高”说起学校的合同管理工作,法学院副院长、学校总法律顾问白洋滔滔不绝。

联动破题,打通协同规范“中梗阻”

聚焦重大合同风险高、合同常用文本不规范等共性难题,学校精准施策,打好“联动论证”与“示范文本”组合拳。强化部门联动,合力论证排除风险。与政府、企业签订合作协议前,由归口部门负责人或分管校领导组织内容相关部门,综合运用线上线下相结合方式开展论证,逐字逐句修改协议内容,做到表述规范、落细落地。对于大额科研合同,要求承办单位提交技术论证报告,防范技术风险,同时组织相关部门加强合同条款风险论证,维护学校合法权益。针对依法需要招投标的项目,要求招投标文件需经归口管理部门审核,并视情经相关职能部门、校领导或学校集体研究审定,同时确保合同文本与招投标文件一致性。推行示范文本,提高签署效能。针对部分合同涉及领域多、情况杂等问题,组织各合同归口管理部门结合业务实际,起草合同示范文本,由法律事务室组织法律顾问等相关专业人员开展论证,纳入学校合同示范文本库,嵌入合同管理信息系统推荐使用。目前,学校已制定各类常用合同示范文本近40种,在合同签署实践中得到广泛运用,增强了合同条款的完整性、规范性,极大降低了学校合同法律风险。

对于这项举措,合作发展处分管副处长李忠华深有感触:“以往对学校与地方政府或者企业签署的综合性协议感到很头疼,自从实行“联动论证”制度以来,通过一个论证会,就能将一个综合性协议的条款确定下来,既规范准确,又便于落地,极大地方便并规范了合同签订工作。”

数字赋能,开行高效办理“直通车”

“之前一个合同的审核签署流程走下来,往往需要一周时间甚至更久。学校新上线的合同管理信息系统,极大方便了合同承办人,合同送审、领导审核都是线上进行,大部分合同送审流程一两天即可完成,紧急情况一小时内就能完成。”谈起合同管理系统带来的便利,经常办理合同送审程序的安老师喜上眉梢。

学校以信息化建设为引擎,全面应用合同管理信息系统,推动合同管理模式实现数字化转型。审批“提速”,服务便捷。开发使用学校合同管理信息系统,将全校对外签署的合同、协议纳入线上管理,采取标准化审批流程,同时设置移动端微信提醒功能,即时推送审批事项,大幅缩短审批周期。系统运行一年来,规范高效完成近1900件合同审批管理,推动合同审批实现从“线下跑腿”到“线上通办”的模式变革。执行“透明”,动态可追溯。依托合同管理信息系统,对已签署合同的履行状态进行全周期跟踪,全程电子留痕,责任清晰可溯,执行过程“可视可控”。合同档案自动电子化留存,并可对合同相对方进行履约评价,构建了覆盖合同执行与归档环节的闭环管理机制。数据“说话”,决策支撑合同管理信息系统即时呈现合同金额、类型、相对方等关键数据信息,以实时准确的数据为合同管理部门开展统计查询、趋势分析和业务决策提供强大支撑,有效推动了学校合同管理从经验判断向数据驱动转变。

徐老师是学校合同归口管理部门的合同管理员,对系统上线前后的变化感触颇深:“原来建立合同台账需要逐条录入,工作量大且易出错,动态管理也很难,现在合同台账在系统中一键即可生成,合同履约情况也即时可见,系统在每个合同的履行节点都会发微信提醒,合同管理方便多了。”

底线固本,筑牢履约风险“防火墙”

创新风险防控机制,紧密筑牢三道防线,抓好合同全生命周期风险管理。预警前置,筑牢主体责任防线。明晰并压实各承办单位及承办人的合同履行主体责任,在每个合同履行节点前,通过系统设定,自动提示承办人及单位负责人,增强防范意识,强化主动管理,筑牢合同履行第一道防线。过程监控,筑牢归口监督防线。强化合同归口管理部门的监督职责,全面管理监督归口合同的履行情况,归口管理部门工作人员可通过系统监控、重点提示、定期调度等方式,对归口合同的履行情况进行常态化、动态化监管,确保合同如约按期履行。统筹把关,筑牢综合管理防线。充分发挥学校法律事务室、计划财务处等综合协调部门和业务处室的统筹作用,对合同履行中的关键、共性问题,及时做好分析研判和综合指导,向合同归口部门或承办单位及时提出意见建议,督促相关部门单位严格执行合同管理制度,规范合同全流程管理,切实维护合同双方合法权益。

“防范风险是合同管理的核心目的和难点所在,实践中有时会出现合同签署后未能履行或未能按约履行,产生合同纠纷。学校通过制度规定、系统规范、自动提示、强化监管等措施,设置三道防线推动合同全面履行。截至目前,学校清理终止了22份“僵尸合同”,督促履行或变更合同近百份,有效提高了合同履行率,降低了学校的合同法律风险。”学校法务部门负责人瓦永乾如是说。

(大众新闻客户端 2025-10-19

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编辑:王伟

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